Stefan Schober kocht seit 15 Jahren für andere. Firmenfeiern, Hochzeiten, Betriebsausflüge. Was er nicht gelernt hat: wie man aus einer Anfrage schnell einen Auftrag macht.

Das lag nicht an den Preisen. Und nicht an der Qualität. Es lag daran, was passiert, bevor der erste Bissen gegessen wird.

"Jemand ruft an, sagt er plant eine Feier, vielleicht 40, vielleicht 80 Personen, er weiß noch nicht genau, irgendwann im Sommer, Budget offen. Was soll ich damit anfangen?"

Stefan hat dann zurückgerufen. Manchmal zweimal. Hat Fragen gestellt. Hat ein Angebot geschrieben, das nicht gepasst hat, weil in der Zwischenzeit das Datum geändert worden war. Hat nachgefasst. Und manchmal, nach einer Woche hin und her, hat der Kunde woanders gebucht.

Nicht weil Catering Schober schlechter war. Sondern weil jemand anderes schneller war.

Die Fragen, die am Anfang gestellt werden müssen

Stefan Schober hat mit seinem SDC-Onboarder eine Woche lang an einem Eingangsflow gearbeitet. Die Kernfrage war: Was brauchen wir, bevor wir überhaupt ein Gespräch beginnen können?

Das Ergebnis sind sieben Fragen. Art der Veranstaltung, Datum, Personenzahl, Ort, Art des Services (Buffet, Menü, Flying Dinner), Budgetrahmen, besondere Anforderungen. Wer über die WhatsApp-Nummer schreibt oder auf den Link in der Website klickt, bekommt diese Fragen automatisch gestellt — freundlich, gesprächig, in natürlicher Sprache.

Wer antwortet, bekommt innerhalb von vier Stunden eine erste Einschätzung. Kein Angebot, noch nicht. Aber eine Rückmeldung: Das klingt machbar, wir melden uns bis Mittwoch mit konkreten Optionen.

"Ich ruf erst an, wenn ich weiß, was ich anbieten kann. Das klingt nach einer Kleinigkeit. Aber es hat alles verändert."

Was Stefan noch nicht erwartet hatte: Viele Anfragen, die früher vage blieben, wurden durch den Flow konkreter. Wer sich hinsetzt und die sieben Fragen beantwortet, denkt nach. Aus "irgendwann im Sommer" wird "14. Juni". Aus "40, vielleicht 80" wird "wir rechnen mit 65".

Der Flow qualifiziert nicht nur die Anfrage. Er qualifiziert auch den Kunden.

Seit der Einführung hat Catering Schober die Angebotskonversionsrate von 28% auf 51% gesteigert. Nicht weil die Angebote besser wurden. Weil sie zu echten Anfragen geschrieben wurden.

Ergebnisse nach 5 Monaten:

Rückfragen vor erstem Angebot: von durchschnittlich 4,2 auf 0,8 gesunken

Angebotskonversionsrate: von 28% auf 51%

Durchschnittliche Zeit von Anfrage bis fertigem Angebot: von 3,1 Tagen auf 18 Stunden

Täglicher Zeitaufwand für Anfragenbearbeitung: um 90 Minuten gesunken

"Früher hab ich gute Arbeit gemacht und schlechte Aufträge bekommen. Heute bekomme ich die Aufträge, für die meine Arbeit auch Sinn macht."