Facharztpraxis Dr. Sabine Kaufmann
Branche
Gesundheit / Dermatologie
Lorenz Blattl
So profitiert Dr. Kaufmann von SDC & Callana
Automatischer mehrstufiger Nachsorge-Flow — WhatsApp-Erinnerung zum behandlungsspezifisch richtigen Zeitpunkt
Callana tätigt ausgehende Rückrufanrufe bei komplexen Fällen — Gesprächsergebnis fließt direkt in SDC
Nachsorge-Terminrate von 34% auf 71% verdoppelt
Null manueller Aufwand für Nachsorge-Kommunikation bei vollem Überblick im Team
Kein Patient geht ohne Nachsorge-Termin nach Hause — wie eine Linzer Facharztpraxis Behandlungskontinuität automatisiert hat
Patienten die nach einer Behandlung keinen Folgetermin buchen, kommen oft gar nicht mehr. Eine Linzer Hautarztpraxis hat diesen Kreislauf durchbrochen — mit automatischen Nachsorge-Flows die zum richtigen Zeitpunkt die richtige Nachricht schicken.
Dr. Sabine Kaufmann ist Dermatologin in Linz. Sie behandelt — und sie weiß, dass Behandlung allein oft nicht ausreicht.
Akne-Therapie braucht Kontrolle nach sechs Wochen. Melanom-Screening sollte jährlich wiederholt werden. Neurodermitis-Patienten profitieren von regelmäßiger Verlaufskontrolle. Das ist medizinisch unstrittig.
Was strittig war: Wer stellt sicher, dass die Patienten auch wirklich wiederkommen?
„Ich hab Patienten behandelt, die ich danach nie wieder gesehen hab. Nicht weil sie unzufrieden waren — sondern weil sie vergessen haben, dass sie wiederkommen sollten. Oder weil sie es aufgeschoben haben, bis das Thema wieder dringend war."
Das Kontinuitätsproblem
Facharztpraxis Dr. Kaufmann in Linz-Peuerbachstraße hat 800 aktive Patienten und eine Warteliste für Neupatienten. Das Team — zwei Ordinationsassistentinnen und eine medizinische Fachkraft — ist ausgelastet.
Manuelle Nachsorge-Erinnerungen waren nie Teil des Systems. Dafür fehlte schlicht die Zeit.
„Wir haben uns auf die Patienten konzentriert, die gerade da waren. Für die, die weg waren, blieb keine Kapazität."
Der automatische Nachsorge-Flow
Seit November 2025 läuft in der Praxis ein mehrstufiger Nachsorge-Flow über SDC.
Nach jedem Behandlungstermin wird intern — durch die Assistentin, in zwei Klicks — der Behandlungstyp und der empfohlene Folgetermin-Zeitraum eingetragen. SDC übernimmt den Rest.
Woche vier nach einer Akne-Behandlung: WhatsApp-Nachricht mit einem kurzen Statuscheck und dem Angebot, einen Kontrolltermin zu buchen. Woche elf vor dem Jahrestag eines Melanom-Screenings: Erinnerung mit direktem Buchungslink. Woche sechs nach einer Neurodermitis-Erstbehandlung: freundliche Nachfrage wie es dem Patienten geht und ob ein Verlaufsgespräch gewünscht wird.
Keine medizinische Diagnose, keine Therapieaussage. Nur: der richtige Hinweis zur richtigen Zeit.
„Patienten schreiben mir zurück und sagen danke für die Erinnerung. Einer hat geschrieben: Ich hätt das wieder vergessen, ich bin froh dass Sie dran gedacht haben."
Callana für den Rückruf bei komplexen Fällen
Bei Patienten mit chronischen Erkrankungen oder nach aufwändigeren Behandlungen ergänzt Callana den Flow: Statt einer WhatsApp-Nachricht tätigt der KI-Telefonagent einen kurzen ausgehenden Anruf: freundlich, strukturiert, mit dem Ziel, einen Kontrolltermin zu vereinbaren.
Das Ergebnis des Anrufs — Termin vereinbart, nicht erreichbar, Rückruf gewünscht — fließt direkt in SDC ein und wird dem Team übergeben.
„Für manche Patienten ist ein Anruf persönlicher als eine WhatsApp. Besonders bei älteren Patienten. Callana macht das professionell und ruhig und ich weiß danach genau was besprochen wurde."
Ergebnisse 12 Wochen nach Einführung:
Nachsorge-Terminrate nach Erstbehandlung: von 34% auf 71%
Manueller Aufwand für Nachsorge-Kommunikation: ~0 Minuten pro Tag
Behandlungskontinuität bei Akne-Patienten: messbar verbessert (interne Verlaufsdokumentation)
Patientenzufriedenheit: gestiegene Bewertungsanzahl mit expliziter Erwähnung Nachsorge