Berger & Partner Steuerberatung GmbH
Branche
Steuerberatung / Kanzlei
Lorenz Blattl
So profitiert Berger & Partner von SDC & Callana
Automatischer mehrstufiger Unterlageneinholungs-Flow mit mandantenspezifischer Checkliste via WhatsApp
Vollständige Unterlagenquote vor Ende Februar von 38% auf 74% gestiegen
Callana tätigt ausgehende Anrufe bei reaktionslosen Mandanten — Ergebnis fließt direkt in SDC
Interne Korrespondenzzeit für Unterlageneinholung um 61% reduziert
Jahresabschluss ohne Nachfass-Marathon — wie eine Grazer Kanzlei die Unterlagensammlung automatisiert hat
Jedes Jahr dasselbe: Mandanten erinnern, Unterlagen anfordern, nachfassen, nochmal nachfassen. Eine Grazer Steuerberatungskanzlei hat diesen Prozess einmal strukturiert aufgebaut und spart seither sechs Wochen Korrespondenzarbeit pro Jahresabschluss-Saison.
Jedes Jahr im Jänner beginnt bei Berger & Partner dasselbe Ritual.
Die Liste der Jahresabschlüsse liegt auf dem Tisch. Dreißig Mandate. Jedes braucht Unterlagen. Belege, Kontoauszüge, Kassabücher, Personalkosten-Aufstellungen. Jedes Mandat ist anders, jeder Mandant hat eine andere Disziplin beim Einreichen.
„Ich hab drei Kategorien von Mandanten", sagt Andrea Berger, Gründerin der Kanzlei. „Die die alles pünktlich schicken — zehn Prozent. Die die erinnert werden müssen — siebzig Prozent. Und die die ich drei Mal anrufen muss und es trotzdem erst im April kommt — zwanzig Prozent."
Berger & Partner Steuerberatung in Graz-Andritz arbeitet mit 85 aktiven Mandanten, überwiegend Einzelunternehmer, kleine GmbHs und Freiberufler. Das Team: Andrea, zwei Steuerberater-Assistentinnen, eine Lohnverrechnerin.
Der Nachfass-Marathon
Was Andrea in der Jahresabschluss-Saison beschrieb, kennen alle Kanzleien dieser Größe: Die eigentliche fachliche Arbeit wird von einem aufreibenden Logistikprozess eingebremst. E-Mails ohne Antwort. Telefonate die niemand abnimmt. Unterlagen die unvollständig ankommen. Nachfragen die neue Rückfragen produzieren.
„Ich hab die Stunden zusammengezählt, die wir jedes Jahr nur mit Unterlagen-Anfordern verbringen. Ich sag die Zahl lieber nicht laut."
Was sie baute
Im Herbst 2025 strukturierte Andrea den gesamten Unterlageneinholungsprozess neu. Mit SDC als Kommunikationszentrale und Callana für hartnäckige Fälle.
Ab dem 2. Jänner läuft für jeden Mandanten automatisch ein mehrstufiger Flow:
Woche 1: WhatsApp-Nachricht mit personalisierter Unterlagenliste, exakt zugeschnitten auf die Rechtsform und die Vorjahresunterlagen des Mandanten. Dazu ein Link zu einem einfachen Upload-Portal.
Woche 3 (falls Unterlagen noch unvollständig): automatische Erinnerung mit konkreter Liste was noch fehlt.
Woche 5 (falls immer noch keine Reaktion): Callana tätigt einen ausgehenden Anruf. Freundlich, kurz, mit dem konkreten Anliegen: „Wir brauchen noch drei Dokumente von Ihnen — darf ich kurz erklären welche?"
Das Ergebnis des Callana-Anrufs — *Unterlagen zugesagt*, *Termin vereinbart*, *Mandant nicht erreichbar* — fließt in Echtzeit in SDC ein.
„Manche Mandanten reagieren einfach nicht auf E-Mail oder WhatsApp. Aber wenn das Telefon klingelt, nehmen sie ab. Callana macht diesen Anruf ruhig (und emotional intelligent, weil sie die besten Sprachmodelle anbinden die verfügbar sind) und strukturiert (mit Datenübergabe und Benachrichtigung), ohne dass ich dafür Zeit investiere."
Was sich verändert hat
Unterlagen vollständig vor dem 28. Februar: von 38% auf 74% der Mandate
Durchschnittliche Abschlusszeit pro Mandat: 12 Tage früher als im Vorjahr
Interne Korrespondenzzeit für Unterlageneinholung: –61%
Stressbelastung im Team in der Hochsaison (eigene Einschätzung): deutlich gesunken
„Ich hab heuer im Februar zum ersten Mal seit Jahren einen freien Samstag gehabt", sagt Andrea. „Das klingt nach wenig. Für mich war es viel."