Kanzlei Wimmer Steuerberatung GmbH
Branche
Steuerberatung
Lorenz Blattl
So profitiert Kanzlei Wimmer von Superduperchat
Dreistufige WhatsApp-Fristerinnerung pro Mandant und Frist: 4 Wochen, 2 Wochen und 3 Tage vorher
Rückfragen zu Fristterminen um 71% gesunken
Null versäumte Fristen bei 140 aktiven Mandanten über zwei vollständige Steuerperioden
11 neue Mandanten durch Weiterempfehlung im selben Zeitraum
Keine Frist mehr verpasst — bei keinem einzigen Mandanten
Eine Wiener Steuerberatungskanzlei verliert jedes Jahr Nerven, Zeit und manchmal Mandanten an verpasste Fristen. Nicht weil die Kanzlei schludrig ist. Weil E-Mails nicht gelesen werden. Seit der Umstellung auf WhatsApp-Fristerinnerungen ist keine einzige Frist mehr versäumt worden.
Monika Wimmer hat Mandanten, die ihr seit zwanzig Jahren vertrauen. Die ihr ihre Buchhaltung, ihre Jahresabschlüsse, ihre Steuererklärungen überlassen. Menschen, die in ihrer Kanzlei mehr als eine Dienstleistung sehen.
Und dann gibt es den Anruf im Oktober.
"Ich hab eine Klientin — Unternehmerin, sehr kompetent, sehr beschäftigt. Sie ruft an und fragt, ob das mit der Voranmeldung noch Zeit hat. Ich frag: Welche Voranmeldung? Sie: Na die vom letzten Quartal. Ich schau ins System. Die Frist war vor neun Tagen."
Kein Vorsatz. Keine Gleichgültigkeit. Nur ein E-Mail, das im Postfach versunken ist.
Monika hat in diesem Moment nicht mit dem Finger auf ihre Klientin gezeigt. Sie hat sich gefragt, was sie hätte anders machen können.
Drei Erinnerungen, eine Frist
Die Antwort war einfacher als erwartet.
Seit Monika Wimmer Superduperchat für ihre Kanzlei nutzt, bekommt jeder Mandant bei einer bevorstehenden Frist drei Nachrichten. Nicht per E-Mail. Per WhatsApp.
Vier Wochen vorher: eine kurze Information, was fällig wird und was die Kanzlei bis dahin braucht.
Zwei Wochen vorher: eine Erinnerung mit dem konkreten Datum und einem direkten Link, falls noch Unterlagen fehlen.
Drei Tage vorher: eine letzte kurze Nachricht. Alles gut, wir haben alles, kein Handlungsbedarf — oder: Bitte melden, ein Dokument fehlt noch.
"Das dritte ist das wichtigste. Wer bis dahin nichts geschickt hat, meldet sich jetzt. Weil drei Tage noch machbar sind. Neun Tage zu spät nicht mehr."
Seit Einführung des Systems: null versäumte Fristen. Bei 140 aktiven Mandanten, über zwei Steuerperioden.
Was das wirklich bedeutet
Monika Wimmer redet nicht gern über Haftung. Aber sie redet gern über Vertrauen.
"Wenn eine Frist versäumt wird, ist die Frage egal, wessen Schuld es ist. Der Mandant fühlt sich schlecht betreut. Punkt. Jetzt sagen mir Mandanten, sie schlafen ruhiger. Das ist kein kleines Ergebnis. Das ist der Kern von dem, was ich tue."
Ergebnisse seit Einführung:
Versäumte Fristen: 0 — bei 140 aktiven Mandanten über zwei Steuerperioden
Rückfragen zu Fristterminen: um 71% gesunken
Mandantenrückmeldungen auf WhatsApp-Erinnerungen: durchschnittlich innerhalb von 4 Stunden
Neue Mandanten durch Weiterempfehlung in diesem Zeitraum: 11
"Ich hab nicht meine Arbeit verändert. Ich hab verändert, wie meine Arbeit ankommt."