Physiotherapie Bergmann OG
Branche
Gesundheit / Therapie
Lorenz Blattl
So profitiert Physiotherapie Bergmann von Superduperchat
Automatische WhatsApp-Terminerinnerung 2 Stunden vor dem Termin — personalisiert, mit direkter Absage- und Umbuchungsoption
Bis zu 5 wiedergewonnene Behandlungsstunden täglich
Ausfallquote von 18% auf unter 4% in 8 Wochen gesenkt
Neupatienten-Aufnahmebogen und Rezeptinfos laufen vollautomatisch per WhatsApp
Physiotherapie Bergmann: Wie eine Praxis ihre Ausfallquote von 18% auf unter 4% gedrückt hat
Terminausfälle ohne Absage kosteten die Praxis Bergmann täglich Umsatz und Nerven. Die Lösung war keine neue Software. Es war der richtige Kanal zur richtigen Zeit.
18 Prozent.
Das ist die Ausfallquote, die Klara Bergmann drei Jahre lang in ihrer Praxissoftware gesehen hat. Fast jeder fünfte Termin — nicht erschienen, keine Absage, keine Reaktion.
„Ich hab das irgendwann als normal akzeptiert", sagt die Physiotherapeutin und Gründerin. „Was ein Fehler war."
Physiotherapie Bergmann in Graz-Eggenberg ist eine Praxis, die auf Empfehlung läuft. Keine große Werbung, kein Insta-Account mit Reels — einfach gute Arbeit, zufriedene Patienten, volle Bücher. Sechs Therapeutinnen, bis zu 40 Termine pro Tag. Und eben: 18% Ausfallquote.
Das Erinnerungs-Hamsterrad
Die bisherige Lösung war menschliche Arbeit. Jeden Nachmittag rief eine Mitarbeiterin die Patienten des nächsten Tages an. Durchwahl, Mailbox, nochmal anrufen. Pro Tag: 45 Minuten bis eine Stunde für Erinnerungsanrufe, die oft niemand abnahm.
„Das ist keine sinnvolle Nutzung von Zeit", sagt Klara. „Wir sind Therapeuten, keine Callcenter."
Gleichzeitig wollte sie keine unpersönliche Lösung. Die Praxis Bergmann lebt von Vertrauen und persönlicher Beziehung — ein automatischer Roboter-Anruf fühlte sich falsch an.
WhatsApp trifft den richtigen Ton
Im Januar 2026 testete die Praxis SDC. Die Erinnerungsnachricht — kurz, persönlich, direkt auf WhatsApp — kam zwei Stunden vor dem Termin. Name des Patienten, Uhrzeit, ein einfaches „Auf Wiedersehen morgen" mit der Option, per Antwort abzusagen oder zu verschieben.
Das Ergebnis überraschte selbst Klara.
„Die Leute haben geantwortet. Auf eine SMS hätten sie nicht geantwortet. Auf eine E-Mail schon gar nicht. Auf WhatsApp — innerhalb von Minuten."
Ausfallquote nach vier Wochen: 6,2%. Nach acht Wochen: 3,8%.
Das sind bei 40 Terminen pro Tag rechnerisch bis zu 5 wiedereingeplante Stunden täglich. Stunden, die vorher einfach leer blieben.
Der unerwartete Nebeneffekt
Was Klara nicht eingeplant hatte: SDC wurde zur Kommunikationszentrale für die gesamte Praxis. Neue Patienten, die über die Website anfragen, bekommen automatisch einen Aufnahmebogen per WhatsApp. Kassenpatienten bekommen Informationen zur Rezepteinreichung. Und wer seinen Termin absagt, bekommt sofort einen Link zur Neubuchung.
„Wir sparen jeden Tag mindestens eine Stunde an Telefonzeit", sagt Klara. „Die investieren wir jetzt in Behandlungen."
Und in Erinnerungsarbeit steckt das Team heute: null Minuten.
„Das klingt fast zu gut", sagt Klara und lacht. „Aber es ist einfach wahr."