Hofmann & Partner Steuerberatung GmbH
Branche
Steuerberatung / Kanzlei
Lorenz Blattl
So profitiert Hofmann & Partner von Superduperchat
Strukturierter Erstkontakt-Flow mit automatischer Vorabqualifizierung und Unterlagenabfrage
Zeit bis zum inhaltlichen Gesprächseinstieg von 22 auf 7 Minuten reduziert
Erstgespräche mit vollständiger Vorabinformation um 65% häufiger
Mandantenkonversionsrate nach Erstgespräch um 18% gestiegen
Erstberatung angefragt, Unterlagen schon da — wie eine Steuerberatungskanzlei ihren Mandantenerstkontakt neu strukturiert hat
Neue Mandanten anrufen, Unterlagen anfordern, Erstgespräch koordinieren — dreimal manuell, dreimal zeitintensiv. Eine Kanzlei in Wien hat diesen Prozess einmal aufgebaut und läuft ihn seither automatisch. Mit messbarem Effekt auf die Erstgespräch-Qualität.
Stefan Hofmann ist Steuerberater, nicht Kommunikationsmanager.
Aber de facto war er beides. Neue Mandantenanfragen bearbeiten, Unterlagen anfordern, Erstgespräche terminieren. In einer wachsenden Kanzlei mit sechs Mitarbeitern und einem Mandantenstamm von über 200 Unternehmen hatte das einen Umfang angenommen, der sich nicht mehr ignorieren ließ.
„Ein neuer Mandant meldet sich. Wir telefonieren. Ich erkläre was ich brauche. Er schickt mir eine E-Mail. Die E-Mail ist unvollständig. Ich ruf nochmal an. Zwei Wochen später sitzen wir beim Erstgespräch und ich hab trotzdem nicht alles, was ich brauche."
Hofmann & Partner Steuerberatung in Wien-Döbling arbeitet vorwiegend mit kleinen und mittleren Unternehmen, Einzelunternehmer, GmbHs, ein paar größere Mittelständler. Mandanten, die ihre Kanzlei als Partner verstehen, nicht als Formularprozessor.
Das Problem lag nicht im Wollen, sondern im Prozess.
Der ineffiziente Erstkontakt
Was Stefan beschrieb, ist ein strukturelles Problem, das viele beratende Berufe kennen: Der Erstkontakt mit einem neuen Mandanten ist zeitintensiv, oft fragmentiert und führt im schlechtesten Fall zu einem Erstgespräch, für das beide Seiten schlecht vorbereitet sind.
Die Unterlagen fehlen. Die Erwartungen sind unklar. Das Gespräch beginnt mit Orientierung statt mit Inhalt.
„Ich hab manchmal ein Erstgespräch mit 60 Minuten geplant und 40 davon damit verbracht zu erklären, was ich überhaupt brauche. Das ist keine gute Nutzung von Beratungszeit — weder für mich noch für den Mandanten."
Die strukturierte Vorabstrecke
Seit November 2025 läuft bei Hofmann & Partner ein strukturierter Erstkontakt-Flow über SDC.
Wer über die Website, per E-Mail oder direkt per WhatsApp eine Erstberatung anfrägt, bekommt innerhalb weniger Minuten eine Antwort mit einem kurzen Willkommenstext, einem Link zu einem einfachen Vorfragebogen und der Bitte, vorab einige Grundinformationen zu übermitteln: Rechtsform des Unternehmens, aktuelle Steuerberatung ja/nein, grobe Beschreibung des Anliegens.
Wer den Fragebogen ausfüllt, bekommt automatisch einen Terminvorschlag für das Erstgespräch — abgestimmt auf die Verfügbarkeit der Kanzlei.
„Wenn der Mandant zum Erstgespräch kommt, weiß ich schon: GmbH, drei Mitarbeiter, Problem mit der Umsatzsteuer. Das Gespräch beginnt direkt mit dem Thema."
Was das in der Praxis bedeutet
Stefan misst Beratungseffizienz nicht in Anrufen, sondern in Gesprächsqualität. Der Unterschied seit der Umstellung: spürbar.
Erstgespräche die mit vollständiger Vorabinformation stattfinden: +65%
Durchschnittliche Erstgesprächsdauer bis zum inhaltlichen Einstieg: von ~22 Minuten auf ~7 Minuten
Mandantenkonversionsrate nach Erstgespräch: +18%
Aufwand für manuelle Unterlagenkorrespondenz: –70%
„Es geht nicht darum, Mandanten durch einen Roboter zu schicken", sagt Stefan. „Es geht darum, dass wir das Gespräch mit dem führen können, was ich wirklich kann: beraten. Nicht verwalten."
Ein Punkt ist ihm wichtig: Sensible steuerliche und rechtliche Fragen werden ausnahmslos vom Team bearbeitet. Das System sortiert und strukturiert, bei uns berät es nicht.